Regeln, Musterformulare, Verbesserung/Optimierung Kanzleiablauf

a) Von der Stange oder maßgeschneidert?

Alle auf dem Markt befindlichen Anwaltsprogramme sind Standardsoftware und decken ein breites Spektrum ab. Eine individuelle Software, die für die Bedürfnisse der einzelnen Kanzlei bzw. des einzelnen Anwenders geeignet ist, ist in der Regel nicht finanzierbar.

Die Anbieter liefern „Konfektionsware“ aus, beispielsweise beim Kontenrahmen, bei den statistischen Auswertungen und den Musterformularen. Passen Sie – ggf. gemeinsam mit dem Anbieter – soweit möglich, das Programm an Ihre Bedürfnisse an. Trennen Sie sich von Mustern und Bereichen, die nicht in Ihr Portfolio passen und erstellen Sie passende Muster für Ihre Bereiche.

b) Definieren Sie Regeln

Ein hoher Grad der Standardisierung kann nur dann erreicht werden, wenn in der Kanzlei Regeln aufgestellt werden. Nach welchem Schema werden Namen gespeichert? Schon beim „Freiherrn von und zu“ werden Fragen auftreten, die zu klären sind. Wie wird das Rubrum gestaltet? Bleiben Sie kurz und prägnant. Wann darf eine Adresse geändert werden, die für mehrere Akten verwendet wird? Die Änderung wirkt sich in allen Akten aus, auch wenn sich z. B. eine Zweigstelle meldet. Beispiel: Es wird die Hauptstelle der Rechtsschutzversicherung (RSV) angelegt, es meldet sich die Zweigstelle. Jetzt muss differenziert werden, welche Adresse an welchen Akten beteiligt ist und ob ggf. zwei unterschiedliche Adressen der RSV angelegt werden sollen.

c) Einheitliche Schreibweise von Dateinamen

Seit der zwingenden Verpflichtung der beA-Nutzung kommt der Benennung von Dateinamen ein hoher Stellenwert zu. Legen Sie fest, nach welchem Schema Dateinamen gespeichert werden, damit auf einen Blick erkennbar ist, welchen Inhalt die Datei hat (sprechende Dateinamen). Achten Sie auf die Bekanntmachungen zum ERV, aktuell ist immer noch die 2. Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 – 2. ERVB 2022 vom 10.2.2022 gültig (obwohl die dort erwähnten Laufzeiten ausgelaufen sind). Auch wenn die Vorgaben der ERVV zur Durchsuchbarkeit derzeit nicht mehr verpflichtend sind, empfiehlt es sich, einzuscannende Dokumente direkt durchsuchbar abzuspeichern. Das hilft hinterher bei der Volltextsuche (PDF sind nur Bilder) und es könnte sein, dass mit der nächsten ERVB aufgrund der elektronischen Akten der Justiz erneut eine Verpflichtung zur Durchsuchbarkeit festgelegt wird. Immer wieder gibt es Schwierigkeiten bei der Verwendung von Umlauten in Dateinamen. Hier sollten ebenfalls Regeln festgelegt werden. Beschränken Sie sich bei der Länge der Dateinamen, damit Ihre Dateien von der Justiz verarbeitet werden können.

d) Verwenden Sie Standardtexte / Musterformulare

Die von den Anbietern teilweise mitgelieferten Texte sind aus Sicht der Kanzlei häufig ungeeignet. Formulieren Sie die Texte so, dass sie in Ihrer Kanzlei auch verwendet werden. Ob Sie dafür Chat GPT und Co. einsetzen, bleibt Ihnen überlassen.

Wenn Sie mit variablen Daten, z. B. einem individuellen Einschub, arbeiten, können Sie Platzhalter nutzen. So sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden Texten. Prüfen Sie jeden diktierten Text auf seine Tauglichkeit zur Standardisierung. Mit einem einheitlichen Standard können Sie die Einarbeitung von Urlaubsvertretern und neuen Mitarbeitenden oder Aushilfen deutlich erleichtern.

e) Erstellen Sie ein eigenes Kanzlei-Handbuch

Jede Software ist nur so gut, wie ihre Nutzenden diese bedienen können. Viel Wissen geht beim Weggang von Mitarbeitenden verloren. Legen Sie Wert auf eine intensive Nutzung und bieten Sie für alle Bereiche Schulungen an. Schöpfen Sie das Potenzial der Software aus. Bauen Sie für alle Bereiche, ggf. in einem internen Wiki, Bearbeitungshinweise und Musteranwendungen auf. Legen Sie Regeln fest und prüfen Sie regelmäßig die Einhaltung.

Mein Interviewpartner, Rechtsanwalt Christian Solmecke, berichtete mir, dass die Schwierigkeit regelmäßig darin bestehe, die Anleitungen aktuell zu halten. Zwar werde in seiner Kanzlei ein einmal aufgesetzter Prozess in der Praxis ständig weiter optimiert, aber im Büroalltag werde dann vergessen, die Beschreibungen anzupassen – mit der Folge, dass sie veralten (vgl. Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei, S. 51, Rn. 2).

f) Die Buchhaltung ist das Cockpit

Welche statistischen Auswertungen liefert die Software? In der Coronakrise hat sich gezeigt, dass Digitalisierung den Kanzleialltag prägen, erleichtern und sicherstellen kann.

• Ist die Buchhaltung „ready“ für die E-Rechnungspflicht?
• Haben Sie einen tagesaktuellen Überblick über Einnahmen und Ausgaben?
• Erfolgt die Aktenbuchhaltung zusammen mit der Finanzbuchhaltung?
• Sind die statistischen Auswertungen mit dem Kontenrahmen verknüpft?
  (Passen Sie den Kontenrahmen an die Bedürfnisse der Kanzlei an.)
• Arbeiten Sie mit einem Steuerbüro zusammen?
• Benötigt diese die Auswertungen als Export für ihre Software?
• Wie erfolgt dieser Export?
• Stimmen Sie auch den Kontenrahmen mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin ab, damit unnötige Buchungen vermieden werden.
• Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, können Buchungen im Idealfall durch Steuerfachangestellte in Ihrer Anwaltssoftware vorgenommen werden, damit Sie jederzeit den Überblick behalten und nicht auf die monatlichen Auswertungen des Steuerbüros angewiesen sind.